Bár az ArchiFM rendszer munkafolyamata teljes egészében testre szabható  vannak olyan alappillérek, amiket valahova be kell építeni. A munkalapok ilyen lényeges építőelemei a munkafolyamatnak. Szerepük kettős, egyrészről a szigorú, folyamatos sorszámozású rendben teszik visszakereshetővé és elszámolhatóvá a karbantartási munkákat, másrészről használhatók összefüggő karbantartási munkák csoportosítására.

Amennyiben egy adott helyszínen a karbantartó csapatnak vagy alvállalkozónak több munkát is el kell végeznie ahhoz, hogy az adott munkát le lehessen zárni, esetleg egy meghibásodást és tervszerű karbantartást is egyszerre kell a helyszínen elvégezni, akkor a munkalap használható a munkák csoportosítására. Ugyanarra a munkalapszámra egyszerre több munka is rendelhető, ami később az elszámolás alapját fogja képezni.

A munkalapok nemcsak a munkamenet szempontjából fontosak, hanem az egyik legjobb kapcsolódási pontot biztosítják a pénzügyi rendszerek, mint pl. az SAP irányába. Mivel az ArchiFM rendszer pénzügyi rendszerhez történő integrációja kulcsfontosságú, ezért már az elején átvehetők a költséghelystruktúra vagy személyi állomány adatok is, ami később a munkalapok révén a pénzügyi rendszer számára kész, használható adatok formájában tudnak visszaköszönni.

Az ArchiFM rendszer a munkafolyamat követését státuszokkal valósítja meg, ami nemcsak az egyes munkákhoz kapcsolódóan létezik, hanem a munkalapokhoz, azaz akár munkák csoportjához is kapcsolódónak. Egy munkalap akkor van készen, akkor zárható le (helyezhető lezárt státuszba), ha minden egyes tartalmazott, befoglalt munka már lezárásra került. Ez az elv könnyen követhetővé teszi a munkák elvégzését védve az elmaradt, vagy csúszó munkáktól.