A létesítménygazdálkodás két nagy feladatköre a nagy mennyiségű ingatlan és adott esetben kapcsolódó ingóságok adatkezelése, valamint a karbantartás menedzsment. Előbbiben jól átlátható struktúrában tartható nyilván egy akár országokat is átívelő ingatlanállomány, a benne lévő eszközök, kapcsolódó bérleti szerződések és adatok, valamint a fogyasztási információk. A nyilvántartáson felül fontos ezen adatok karbantartása, kezelése és felhasználása a döntéshozatalban.

Az ingatlanállományt az ArchiFM rendszer elsődlegesen fa struktúrában rendezve kezeli, mely struktúra testreszabható. Mivel a hatékony üzemeltetés elérése a cél, ezért már a struktúra is képes kumulált vagy egyéb speciális számításokat és eredményeket megmutatni számokkal és színekkel is, ami nagyban gyorsítja a navigálást már akkor is, ha pl. rendelkezésre álló szabad vagy hamarosan felszabaduló területet keresünk. Ezek a strukturális megjelenítések igény szerint testre szabhatók, akár több ilyen nézet is készíthető (fizikai elrendezés, bérleti egységek, üzemi területek, szabad munkahelyek listázása stb.) függően az elvárt funkcionalitástól.

A bérleti adatokat a szoftver szerződések formájában tartja nyilván, mely szerződések a bérleti szerződések minden részletét tartalmazzák. A szerződések rendelhetők helyiségekhez vagy akár tárgyakhoz, itt meghatározva külön az adott helyiségre vagy eszközre vonatkozóan annak bérleti időszakát és bérleti arányát (pl. ha egy helyiség csak részben bérelt, vagy többen is bérlik egyszerre megosztvaArchiCAD integration).

Ehhez kapcsolódóan a rendszer képes kezelni akár tárgyalók bérletét is órás bérlet alapján külön erre vonatkozó bérleti feltételeket figyelembe véve.

A helyiségekbe elhelyezhetők tárgyak, beépített bútorok, épületgépészeti berendezések vagy akár irodabútorok. Utóbbiak kényelmes költöztetését nagyban segítheti a rajzi adatkezelés, ami egyébként bármilyen bútor vagy tárgykörre is kiterjedhet. A tárgyak kezelése teljes leltári adatkezelést jelent, melyet akár integrálni is lehet pénzügyi rendszerrel, például az SAP rendszerével.

Az ArchiFM létesítménygazdálkodási rendszer webes felülete egyaránt kezeli a csak szöveges és az alaprajzzal is rendelkező létesítményeket. A rajzi funkcionalitás az ArchiCAD-del integráltan valósul meg, az ArchiCAD menürendszerébe beépülve, részeként a szoftvernek.