Tervszerű karbantartás
A karbantartás menedzsment leginkább tervezhető alfaja a tervszerű karbantartás. Általában nem sürgősek a feladatok és nem merülnek fel váratlan események. Ez a tevékenység az ingatlanállomány eszközeinek állapotmegóvására, valamint a törvényileg előírt karbantartási feladatokra, mint például liftek karbantartása, terjed ki elsőként.
A mosul azonban jóval kompexebb feladatok ellátására is hivatott, mint számon tartani a javítási és ellenőrzési munkálatok dátumát. Például a takrítás is, ami a karbantartási folyamatokra teljesen analóg folyamat, mely ugyanúgy rendszeres, időszakosan végzendő és komoly elvárásoknak és standardoknak kell megfeleljen. Az ArchiFM szoftverrendszerben a takarítást a karbantartási terv részeként lehet és kell is ütemezni, ami nemcsak munkatervben, de a költségtervben is egyértelműen megjelenik az összes üzemeltetési költség részeként. Jól látható, hogy az ArchiFM moduljai össze vannak kapcsolva egymással, tehát minden karbantartási munka egy ütemtervhez van rendelve és amint lezárult a feladat, visszakapcsolódik a pénzügyi modulhoz, ahol látható, hogy a költségvetés milyen hányadát emésztette fel.
Mind a tervszerű karbantartás esetén mind a meghibásodás kezelés esetén nagyon fontos, hogy folyamataink átláthatóak legyenek. Bármikor visszakövethető, hogy ki, mit, mikor és hogyan végzett el. Az alvállalkozók bejelenthetik a munka megkezdését és annak pontos befejezési időpontját is. Mivel közvetlenül kapcsolódik a modul a mobil applikációhoz, a nap bármely szakaszában ellenőrizhető, hogy a munkások hol vannak éppen és milyen feladatot végeznek. Mivel a költégvetés is szorosan hozzá van kapcsolva a karbantartási ütemtervhez és az elvégzett feladatokhoz, valamint az alvállalkozók szerződésében rögzített feltételekhez, az ArchiFM kiválóan támogatja mind a belső, mind a külső auditokat. Mindemellett a karbantartási költségek könnyen monitorozhatók, így bármikor áttervezhető vagy allokálható a büdzsé az időszakos igényeknek megfelelően.
A saját és az alvállakkozók SLA (Service Level Agreement) szintek monitorozásával ellenőrizhető, hogy a megbízott cég, hogyan teljesít és elszámolhatóvá tehető a késedelem vagy nem minőségi teljesítés és ennek költségvonzata is. Ezzel saját szolgáltatási színvonalunkat is növeljük.
Ismétlődő karbantartási vagy takarítási munkák esetén figyelembe kell venni az ünnepeket is, melyet az ArchiFM rendszer szolgáltatási területenként kezelve vonja be a tervezésbe (pl. több országban üzemeltetett ingatlanállomány esetén). Lehetőség van ünnepnap esetén a munka kihagyására, eltolására vagy kötelező végrehajtására még akkor is, ha az munkaszüneti nap lenne.
