A karbantartási munkák tervezésének és elszámolásának egyaránt alapját képezik a karbantartási standardok. Segítségükkel egységesíthető a munkavégzés menete, a karbantartási szerződések árazása, majd az elemzése. Karbantartási standardot nemcsak a tervszerű karbantartás esetén érdemes alkalmazni, hanem meghibásodáskezelés esetén is.

Amennyiben egy munka tervezése esetén lehetőség van standard alkalmazására, akkor az sokszor meghálálja magát. Az egységes adatkezelés legfontosabb előnye az összehasonlíthatóság, segítségével összevethetők szolgáltatók mind ár mind teljesítmény tekintetében, kiemelhetők olyan berendezések, karbantartási pontok, melyek rosszabbul, költségesebben üzemelnek, mint hasonló társaik ily módon téve a létesítménygazdálkodást hatékonyabbá, a minőség javulása mellett.

A karbantartási munka sablonok:

•  vonatkoznak a munkák kategorizálására,

• egységes munkaleírást biztosítanak,

• elvárt szakértelem meghatározható bennük,

• szerződéses egységárak meghatározására adnak lehetőséget,

• tipikus alvállalkozó és felelős személy megadható,

• tervszerű karbantartás vagy takarítás esetén ismétlési gyakoriságuk megadható,

• nagyban gyorsítják a karbantartási tervek készítését.

Több országban is léteznek karbantartási szabványok, melyek meghatározzák a munkák egységes besorolását. Ilyen pl. a VDMA standard a német piacon, de léteznek DIN vagy egyéb amerikai standardok is. Ezek vagy saját céges standard használatához egyszerűen összeállítható Excel állományok, melyek egy gombnyomásra bekerülnek az ArchiFM szoftverbe és már használatba is vehetők azonnal.