A létesítménygazdálkodási tevékenységek bár alapvetően műszaki üzemeltetési munkálatok, mégis jelentős költség és személyzeti vonzatuk van. Nemcsak az a fontos, hogy a munkák jó minőségben készüljenek el, de az is, hogy azokat ki fogja elvégezni, lehetőleg minél kedvezőbb költségen történjenek a munkálatok, valamint csúszás esetén a kötbér mértéke is tetemes lehet. A munkákhoz kapcsolódó szerződések nemcsak a munkák tartalmát, hanem azok egységárait is meghatározzák, de sok esetben az SLA (Service Level Agreement) szinteket is.

Az archifm.net rendszer minden lényeges pénzügyi adatot kezelni képes, de csak szűken a műszaki munkához kapcsolódóan, mivel remek professzionális pénzügyi rendszerek léteznek a pénzügyi adatok kezeléséhez, melyekkel érdemes integrálni a szoftvert. Az SAP integráció pl. nemcsak a munkalapok árának átadására és a műszaki teljesítést követő kifizetés elindítására szolgál, hanem annál sokkal többre hivatott. Amíg a pénzügyi rendszerek pl. az SAP pénzügyi szemlélettel közelíti meg a vállalatirányítás támogatását – vonatkozik ez az FM terület támogatására is -, addig az archifm.net rendszer műszaki szemléletet alkalmaz. Itt nem elég 100 széket egyben aktiválni, hanem meg kell határozni azok pontos helyét is. Ugyancsak a karbantartás során tervezni kell az anyag/eszköz felhasználással, rendelkezésre álló szaktudással is ugyanúgy, ahogy a munkafolyamat egyes fázisainak betartásával is.

Bár az integráció sok esetben online, folyamatos élőkapcsolatot igényelhet, a legtöbb esetben elegendő időszakos adatfrissítést és adatátadást végezni. Az adatkapcsolat tartalmát és mikéntjét mindig projekt alapon szükséges meghatározni, nincs két cég, akinek épp egyforma adatok lennének a fontosak, sőt azok rendelkezésre állása is jellemzően eltér.

Elsődlegesen a következő adatköröket szokás átvenni a pénzügyi rendszerekből:

• Költséghely struktúra
• Büdzsé elemek
• Személyi állomány
• Bérlői állomány
• Alvállalkozói állomány
• Szerződések
• Eszközleltár

Jellemzően a létesítménygazdálkodási rendszer is számos adatot szolgáltat a pénzügyi rendszer irányába:

•  Bérelt területeket bérlőkre bontva
• Bérlethez kapcsolódó egyéb költségeket – pl. egyéb szolgáltatási vagy javítási költségeket, közmű költségeket felosztva terület vagy egyedi megállapodás alapján
• Fizikai eszközleltár információkat – azaz 100db egyszerre aktivált szék esetén FM szempontból lényeges, hogy azok hol helyezkednek el pontosan
• Karbantartási munkalapokat, azok összegeit
• Elkészült munkák esetén a munkalapokhoz kapcsolva azok fizethető státuszát
•  Intelligens mérőórák mért értékeit – pl. használat arányos bérlői fogyasztás elszámolásához
• Elszámolható kötbér értékek pl. SLA szerződések alkalmazása esetén és persze millió egyedi adatot, amit minden felhasználó egyedileg meghatározhat.

Az integráció technikailag jellemzően úgy valósul meg, hogy a projekt bevezetési fázisában ügyfeleink meghatározzák, hogy pontosan milyen adatköröket is kívánnak a két rendszer között átadni, és azt is, hogy milyen formában. Ezt követően a CAFM rendszer szakértők eldöntik, hogy ez milyen formában is történjen meg és persze milyen gyakorisággal.

Legegyszerűbb, amikor a két rendszer egymás közt offline, azaz kézi adatátadással Excel fájlokat cserél. Ilyenkor egy arra jogosult felhasználó előre meghatározott Excel formában kimenti az érintett adatállományt, majd a másik rendszer arra dedikált funkciójával betölti az adatokat az adatbázisba.

Ennél jóval nagyobb biztonságot ad, amikor az arra hivatott felhasználó kézi indításával a két rendszer automatikusan, a háttérben végzi el az adatcserét. Ilyenkor mód van arra is, hogy adatellenőrzésen menjen keresztül az adatok átadása, ami biztosítja, hogy mindkét rendszer konzisztens, jó adatokat kapjon a másiktól.
Ehhez nagyon hasonló az, amikor előre megadott intervallumonként vagy egyéb szabály alapján a pénzügyi és az FM szoftverek automatikusan végzik el az adatáttöltést, majd azok áttöltési eredményét rögzítik, naplózzák. Ilyenkor persze kérhető a rendszer, hogy hiba esetén azt e-mailben azonnal jelezze egy meghatározott felhasználónak vagy felhasználói csoportnak.

Az integráció legszorosabb módja az, amikor a két rendszer egyes eseményei automatikus adatátadást eredményeznek a másik rendszerben. Erre jó példa lehet a karbantartási munkalapok átadása, melyek azok nyomtatásakor – azaz a munka kezdésekor – automatikusan átkerülnek a pénzügyi rendszerbe minden adatukkal. Később, amikor a munka elkészült, akkor teljes pénzügyi adatai is átkerülnek a pénzügyi rendszerben, majd miután egy arra jogosult személy lezárja és sikeresnek minősíti a munkát, akkor a pénzügyi rendszer automatikus tájékoztatást kap a fizethetőségről (vagy annak előkészítéséről).

Legyen bármelyik kapcsolati megoldás is alkalmazva, vagy akár azok ötvözete fontos hangsúlyozni, hogy az FM rendszer nem szigetmegoldás, hanem szerves része a vállalatirányítási rendszernek. Az SAP vagy egyéb pénzügyi rendszer integrációja annak mikéntje jelentős hatással lehet a létesítménygazdálkodási költségekre, vagy szolgáltatási minőségre.