Hörmann Hungária Kft.
A Hörmann Hungária Kft., a Hörmann magyarországi képviselője az elmúlt években az ajtók és kapuk eladásában jelentősen megnövelte a forgalmát, így az eladások mellett a garanciális javítások, tervszerű karbantartások száma is jelentősen megnövekedett. A cég ezzel egyidejűleg, a garanciális partnerek kiszolgálása mellett a szerviz tevékenységét a nem általa forgalmazott kapukra is kiterjesztette. A megnövekedett munkamennyiség adminisztrációja (hibabejelentés adatainak rögzítése, munka tervezése, munkalapok kiadása, készre jelentés, költség elszámolás) egyre nehezebbé vált, ráadásul az Excel táblázatokban vezetett adatok pontos kezelése egy bizonyos ügyfélszám felett megoldhatatlan. A fenti feladatok megoldására a cég vezetősége CMMS rendszer bevezetését választotta. A Hörmann több pályázó meghallgatása után végül a Tungsram Innovative Solutions által fejlesztett ArchiFM Karbantartás szoftver bevezetése mellett döntött egy pilot projekt keretében.
Az ArchiFM Karbantartás rendszer sikeres bevezetése és használata után a Hörmann Hungária Kft. úgy döntött, hogy a funkcionalitást ki akarja bővíteni a karbantartó szakemberek helyszíni munkalap kezelésével, valamint frissíteni kívánja rendszerét az ArchiFM webes szoftverrendszerre, melyet bérleti konstrukcióban kíván használatba venni.
Hörmann részéről felmerült két lényeges továbblépési igény:
• a karbantartó kollégák már az aktuális helyszínen megkapják elektronikusan a karbantartási munkalapokat anélkül, hogy a központba vissza kellene menniük, valamint
• a rendszer infrastrukturális üzemeltetését, webes elérhetőségét valósítsa meg szolgáltató saját eszközeivel, Hörmann használni kívánja a rendszert, nem üzemeltetni.
Mindkét igényre az ArchiFM rendszer nyújt megoldást, mégpedig egyszerűen használatba vehető hosztolt környezetben, melyet az ArchiFM saját webes szervereiről biztosít.
A projekt során első lépésként minden karbantartási adatot, sablont, adatstruktúrát át kellett tölteni az ArchiFM központi szerver adatbázisába. Mivel az elektronikus munkalapkezelés lehetőséget nyújt a részletes karbantartási munkaleírások ellenőrzőlista szerű feltöltésére is, ezért az áttöltést követően minden tervezett karbantartásra vonatkozó munkasablont fel kellett tölteni esetenként akár egy 140 lépésből álló részletes ellenőrzési feladatlistával, mely a cég német standardja alapján történt meg. Ennek igazi haszna a mobil eszközön jelentkezik, mivel a karbantartó a pontos feladat meghatározáson felül kötelezően végig kell jelölje, hogy milyen ellenőrzési és karbantartási munkákat végzett el.
Egy lényeges további feladatot kapott még a mobil eszköz: a munka végeztével mind a munkát végző Hörmann alkalmazott, mind a munkát átvevő megrendelő aláírásával ellen kell jegyezze az elkészült munkát. Ezt az aláírást is a mobileszköz képernyőjén, az elektronikus felületen teszik meg, mely az ArchiFM rendszerbe pontos időbélyegzővel kerül letárolásra, és egyben visszakereshetővé is válik. Ekkor természetesen a megrendelőnek lehetősége van áttekinteni az elvégzett munkákat és a karbantartás eredményét is már a helyszínen, még az aláírást megelőzően.
Miután a rendszer funkcionalitásában már az üzemeltetés ellátására képes volt, a kimutatásokon is változtatni kellett egyrészről a további kiértékelési lehetőségek kiaknázásához, másrészt pedig pl. a munkalapok nyomtatása során a helyszíni aláírásokat is meg kell jeleníteni a dokumentumokon. Ezek ily módon a számla mellékleteként kerülnek felhasználásra, mely egyben a valós, munkával eltöltött időt is tartalmazza. Utóbbi igazán az eseti meghibásodások esetén lényeges, ugyanis akkor az elszámolás alapját is képezi.
A részletes karbantartási információk lehetővé tették a költségek pontos követését, melyek felhasználásával az újabb karbantartási ajánlatok pontosabban tervezhetők lettek.
A mobil eszköz bevezetésének egyik legfontosabb alapköve az is, hogy mivel Hörmann folyamatosan tudja követni egy térképen, hogy a karbantartó szakemberei hol járnak, ezért a munkák kiosztását ennek fényében optimálisan tudja megvalósítani. Mivel a karbantartóknak nem kell a központba visszamenni a munkalapokért, hanem a mobilkészülékükön azok egy frissítéssel automatikusan megjelennek, ezért jelentősen javult a munkavégzés hatékonysága. Egyben az adatfrissítés során a frissen elkészült munkákhoz kapcsolódó munkalapok és aláírások is felkerülnek a szerverre, azaz minimális esélye van az adatvesztésnek még akár egy készülék meghibásodás esetén is.
Az archifm mobile for Android szoftveren is módosítani kellett a projekt igények teljesítésére, mivel a részletes feladatlista kipipálása, – adott esetben a megjegyzések tétele – kötelező kell legyen minőségbiztosítás céljából, valamint kötelezően rögzítendő adatként megjelent a kapu nyitási számának helyszíni megadása is. Fontos volt a szoftver kialakításánál, hogy akár piszkos környezetben is könnyen használható legyen, nagy gombokkal kell rendelkezzen a szoftver, valamint ehhez igazodóan a normál piaci táblakészülékeket egy olyan tokkal kellett ellátni, mely véd leejtés, ütődés esetén is a meghibásodás ellen. Az archifm helpdesk for Mobile szoftver nem igényel semmilyen speciális hardver eszközt a használatához.
A bevezetett ArchiFM szoftverrendszer hatékonyan támogatja a Hörmann Hungária Kft. kapuk és ajtók üzletág dolgozóinak napi feladatait. A szervizvezetők a beérkező hibabejelentéseket a szoftver segítségével kezelhetik, a tervezett karbantartási eseményeket pedig a pénzügyi és emberi erőforrások optimalizálását szem előtt tartva tervezhetik meg. A meghibásodások költségbecslését a pontos karbantartási történet figyelembevételével pontosítani lehetett, mely sikeresebb értékesíthetőséghez is vezetett. Az elektronikus munkalapkezelés nagyban növelte a karbantartó kollégák munkakezelési hatékonyságát és egyben követhetővé tette a munkavégzés aktuális tartalmát és eredményeit is. A vezetőség részére a riportok segítségével egyértelmű és gyors kimutatások készíthetők az üzletág éves forgalmáról és költségeiről.
Az ArchiFM teljes szoftverrendszerét a Tungsram Innovative Solutions saját szerverén üzemelteti és folyamatos technikai felügyeletet végez, nem szükséges saját IT szakember alkalmazása.
Néhány irányszám a rendszer használatát illetően:
Néhány hónap használat után több ezer lezárt tervszerű és meghibásodás kezelési karbantartási esemény van az ArchiFM rendszerben. Ez a szám 2013 őszére már havi ezer karbantartási esemény fölé emelkedett, ami abból is adódik, hogy Hörmann teljes egészében átállt a karbantartási munkák tervezésével és követésével az ArchiFM rendszer használatára.
